Datenschutz & DSGVO: externer Datenschutzbeauftragter
Den Datenschutzbeauftragten extern besetzen und die DSGVO so umsetzen, dass sie im Alltag funktioniert — verzahnt mit Ihrer Informationssicherheit statt daneben.
Was Sie davon haben
Datenschutz, der zur Informationssicherheit passt — statt zweier getrennter Systeme
Zwei Regelwerke, dieselben Systeme
In den meisten Unternehmen sind Datenschutz und Informationssicherheit historisch getrennt gewachsen. Der Datenschutz kam mit der DSGVO, die Informationssicherheit mit Kundenanforderungen oder NIS2. Beide führen Verzeichnisse, beide bewerten Risiken, beide steuern Dienstleister, beide haben einen Meldeprozess — und beide meinen dieselben Systeme.
Das kostet doppelt: bei der Erhebung, bei der Pflege und in der Aufmerksamkeit der Fachbereiche, die zweimal zu denselben Themen befragt werden. Und es wird gefährlich, wenn die beiden Meldeprozesse im Ernstfall unterschiedliche Wege vorsehen. Ein Ransomware-Vorfall ist selten nur eines von beidem.
Wir bauen deshalb auf gemeinsamen Strukturen auf: ein Inventar, eine Risikomethodik, eine Lieferantensteuerung, ein Vorfallprozess mit zwei Meldepfaden. Getrennt bleibt, was die Regelwerke getrennt verlangen — der Rest wird einmal gemacht.
Was wir abdecken
Als laufendes Mandat oder als abgegrenztes Projekt
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Aufbau und Pflege nach Art. 30 DSGVO — die Grundlage, nach der eine Aufsichtsbehörde als Erstes fragt.
Auftragsverarbeitung
Prüfung und Gestaltung der Verträge, Bewertung von Unterauftragnehmern und Datenstandorten.
Betroffenenrechte
Prozesse für Auskunft, Löschung, Berichtigung und Widerspruch — fristgerecht und dokumentiert.
Datenschutz-Folgenabschätzung
Prüfung der Erforderlichkeit und Durchführung bei risikoreichen Verarbeitungen.
Datenpannen
Bewertung der Meldepflicht nach Art. 33 und 34, Meldung binnen 72 Stunden und Dokumentation.
Löschkonzept
Aufbewahrungsfristen und Löschroutinen — für die Systeme, die tatsächlich im Einsatz sind.
Schulung & Sensibilisierung
Rollenspezifische Unterweisung der Beschäftigten mit belastbarem Teilnahmenachweis.
Technische Maßnahmen
Bewertung der Maßnahmen nach Art. 32 — gemeinsam mit den Controls aus Ihrem ISMS gedacht.
Was wir liefern
- Formale Benennung des Datenschutzbeauftragten inklusive Meldung an die Aufsichtsbehörde
- Aufgebautes und gepflegtes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Geprüfte Auftragsverarbeitungsverträge mit Lückenliste
- Prozesse für Betroffenenrechte mit Fristenüberwachung
- Meldeprozess für Datenpannen, abgestimmt mit dem Incident-Prozess der Informationssicherheit
- Löschkonzept mit Aufbewahrungsfristen je Datenkategorie
- Durchgeführte Schulungen mit Teilnahmedokumentation
- Jahresbericht des Datenschutzbeauftragten an die Geschäftsleitung
So arbeiten wir
Bestandsaufnahme
Welche Daten werden wo, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet — und was ist davon bereits dokumentiert.
Benennung
Formale Bestellung als Datenschutzbeauftragter, Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde, Festlegung der Berichtslinie.
Lücken schließen
Verzeichnis, Verträge, Betroffenenrechte, Löschkonzept und technische Maßnahmen — priorisiert nach Risiko.
Verzahnung
Abgleich mit dem Informationssicherheits-Managementsystem, damit Risikobewertung, Lieferantensteuerung und Meldewege nicht doppelt existieren.
Regelbetrieb
Laufende Beratung, Prüfung neuer Verfahren und Software vor der Einführung, jährlicher Bericht an die Geschäftsleitung.
Häufige Fragen
Müssen wir überhaupt einen Datenschutzbeauftragten benennen?
In Deutschland ist eine Benennung unter anderem dann verpflichtend, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind — unabhängig davon gelten weitere Auslöser, etwa bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien. Die Prüfung im Einzelfall gehört zum Auftakt.
Was hat Datenschutz mit NIS2 zu tun?
Formal sind es zwei getrennte Regelwerke mit unterschiedlichen Schutzzielen. Praktisch überschneiden sie sich stark: technische und organisatorische Maßnahmen, Lieferantensteuerung, Risikobewertung und Meldeprozesse. Wer beides getrennt aufbaut, führt zwei Verzeichnisse und zwei Meldewege — mit dem Risiko, dass im Ernstfall der falsche greift.
Kann ein Vorfall beide Meldepflichten auslösen?
Ja, und das ist der praktisch heikelste Punkt. Ein Ransomware-Vorfall kann gleichzeitig eine Datenpanne nach Art. 33 DSGVO und ein erheblicher Sicherheitsvorfall nach BSIG sein — mit unterschiedlichen Fristen und unterschiedlichen Adressaten. Wer das erst im Vorfall klärt, verliert Zeit, die er nicht hat.
Prüfen Sie auch Software vor der Einführung?
Ja. Neue Tools, Cloud-Dienste und KI-Anwendungen vor der Einführung zu bewerten, ist deutlich günstiger, als sie nachträglich datenschutzkonform zu machen oder wieder abzulösen.
Ist das Rechtsberatung?
Nein. Wir beraten fachlich zur Umsetzung des Datenschutzes und dokumentieren nachvollziehbar, worauf sich unsere Einschätzung stützt. Für rechtsverbindliche Bewertungen im Einzelfall arbeiten wir mit spezialisierten Kanzleien zusammen.
Lesetipp: Wo sich die beiden Regelwerke überschneiden und wo nicht, zeigt unser Vergleich NIS2 vs. DSGVO.
Datenschutz und Sicherheit aus einer Hand
Sagen Sie uns, wie Ihr Datenschutz heute organisiert ist. Wir zeigen Ihnen, was sich mit der Informationssicherheit zusammenführen lässt.
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